Asiakirjoja seurataan tarkasti henkilötietojen kannalta. Kun järjestelmä havaitsee tulosteessa tai kopiossa esimerkiksi henkilötietoja, niitä käsitellään automaattisesti asiakirjan ja käyttäjän tietojen turvallisuuden varmistamiseksi.
”Kopioidun tai tulostetetun asiakirjan sisältö käsitellään ja tulostetaan paperille tai tarvittaessa siirretään lisätarkkailuun ja lähetetään sitten asianmukaisille osapuolille suojatussa salatussa työnkulussa”, kiteyttää Toshiban tuotepäällikkö Mikko Tanska.
”Turvakopiointi on merkittävä ja innovatiivinen ratkaisu, josta on hyötyä erityisesti korkean tietoturvan asiakasympäristöissä, kuten lääkäriasemat, sairaalat ja vakuutusyhtiöt, mutta ratkaisu takaa tietosuojan myös kaikkialla muuallakin”, jatkaa Tanska.
Alla olevassa esimerkissä alkuperäisestä asiakirjasta (vasen) on tunnistettu henkilötiedot ja ne on pyyhitty tietoturvallisesti yli kopiosta (oikea). Lisäksi kopioon on lisätty turvallisuuden ja jäljitettävyyden takia kopion tekijän käyttäjätunnus sekä päiväys.
