23.8.2018

Viisi vinkkiä tulostusympäristön kilpailutukseen

Kilpailutukseen on syytä perehtyä huolellisesti, kun tulostusympäristön hankinta tai sen päivittäminen uuteen tulee ajankohtaiseksi. Hyvissä ajoin aloitettu ja taidolla läpiviety kilpailutus tuo lisäarvoa ja maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin.

ICT-puolella on esimekiksi jo vuosia jaettu paljon hyviä neuvoja tietojärjestelmien ja verkkopalveluiden hankintaan. Tulostusratkaisuiden ja monitoimilaitteiden sekä niihin liittettävissä olevien palveluiden hankinnassa vastaavia apuja ei juuri ole tarjolla. Me Toshiballa päätimme täyttää tämän aukon. Kannustamme käyttämään kilpailutuksessa näitä vinkkejä:

1. Selvitä nykytila ja tarpeet eli aloita ajoissa

Monitoimilaitehankintojen ja tulostusympäristöjen kilpailuttaminen ei ala vaatimusten listaamisesta tarjouspyyntöön, kuten voisi ajatella. Se ei myöskään ala etsimällä potentiaalisia palveluntarjoajia Googlesta tai täyttämällä hankintailmoitus HILMAssa.

Pasaatin vanhemman projektipäällikkö Päivi Kähösen mukaan kilpailutusten yleisenä haasteena on todellisten tarpeiden tunnistaminen, nämä kun ovat “monesti asiakkaalta vielä hämärän peitossa”. “Aivan ensimmäiseksi, ennen määrittelyn tekoa, tulee selvittää nykytila”, Kähönen tähdentää.1)

Tulostimet ja monitoimilaitteet kehittyvät huimasti jo parissa vuodessa. Sopimusaikana niihin ei välttämättä tule perehdyttyä, mutta kehitystahdin vuoksi asiaan kannattaa tarttua useampi kuukausi ennen nykyisen sopimuksen loppumista. Tarjouspyynnön laadintaan ja sen taustatyöhön on syytä käyttää myös riittävästi aikaa. Jollekin riittää muutama kuukausi, toiselle ei riitä edes kokonainen vuosi.

Aloita selvittämällä, millainen on nykytilanteesi. Mikä toimii, mikä ei toimi, mikä koetaan hyväksi, millaisia haasteet ovat ja mitä uutta tarvitaan? Pyri huomioimaan muuttuvan liiketoimintasi tulevat tarpeet.

2. Tee taustatyö ja määrittelyt huolella

Toinen vinkki on läheistä sukua edelliselle. Määrittelyjen laatiminen onkin hienovaraista nykytilan ja tulevaisuuden arvioimista ja yhdistämistä:
• Ole tietoinen siitä, mitä kilpailutat. Mikäli et tunne omaa ympäristöäsi, pyydä apua kartoituksessa!
• Sisällytä tarjouspyyntöön todellinen tieto nykyisestä laitekannasta ja nykyisistä tulostusvolyymeistä.
• Kilpailuta sen mukaan mitä tarvitset, älä sen mukaan, mitä tähän asti on ollut käytössä.
• Varmista tarpeidesi täyttyminen, mutta muista, että jokainen ylimääräinen ominaisuus nostaa hintaa.

3. Laadi tarjouspyyntö järkevästi – älä speksaa yli

Tarjouspyynnön laadinta on taitolaji. Mitä tarkemmin omat tarpeet ja toiveet tulostus- ja monitoimilaiteympäristöstä ja -palveluista on määritelty, sitä laadukkaampia vastauksia voit odottaa palveluntarjoajilta.

Riittävin vaatimusmäärittelyin laaditussa tarjouspyynnössä voi valintaperusteena olla pelkkä hinta tarjouksen sisällön kärsimättä. Painoarvomäärittelyllä voidaan antaa tilaa laatuvertailulle ja mahdollisuus kuvausten pisteyttämiseen.

Tässä muistilista tarjouspyyntöjen vaatimusmäärittelyyn:
• Määrittele vaatimukset yksiselitteisesti.
• Jokaisen määrittelyn tulee sisältää vain yksi vaatimus.
• Jokaisen vaatimuksen tulee olla testattavissa ja todennettavissa toimivaksi.
• Määrittele painoarvot ja valintaperusteet selkeästi.
• Jotta saat hyvän, aidon kilpailutuksen, älä tee speksivaatimuksia yhden toimittajan ominaisuuksien perusteella.
• Tee valmis hintaliite, johon hinnat merkitään samalla tavalla. Muuten hintojen vertailu voi olla vaikeaa ja epätasapuolista.
• Tee valmis lista liitteistä, joita vaadit mukaan tarjoukseen.
• Vaadi järkeviä, saman kokoluokan referenssejä. Palveluntarjoajan nykyiset asiakkaat pystyvät kertomaan, miten toimittaja on menestynyt.

Ja mikä tärkeintä, muista kilpailutuksessa kaikille laitevalmistajille avoin turvatulostusjärjestelmä! Älä koskaan valitse tietyn valmistajan suljettua järjestelmää, koska sopimuskauden päätyttyä olet ongelmissa.

4. Ole avoin ja tasapuolinen, muista vuorovaikutus

Jos tarjouspyyntö ei mahdollista aitoa kilpailua, et saa hyviä tarjouksia. Tästä syystä on ensiarvoisen tärkeää:
• järjestää syrjimätön ja tasapuolinen kilpailutus,
• muistaa, että hankintalaki säätelee kilpailutusta julkisissa hankinnoissa,
• olla suosimatta nykyistä toimittajaa,
• olla aliarvioimatta ketään toimittajaa, sekä
• olla sulkematta toimittajia pois vaatimusmäärittelyin (saat huonompia tarjouksia).

Avoimmuuden ja vuorovaikutuksen merkitystä ei voi painottaa liikaa. Tärkeimmät keskustelut käydään nimittäin jo ennen kuin lopullinen tarjouspyyntö lähtee eteenpäin.

Näitä keskusteluja käydään monella tavalla ja monien toimijoiden kesken. Jo alkuvaiheessa, nykytilaa kartoittaessa, on hyvä valita huolella projektiin oikeat ihmiset oman talon väestä. Laitteiden ja palveluiden käyttäjät ovat parhaita nykytilan ja muutostarpeiden asiantuntijoita. Heidät kannattaa sitouttaa koko projektin ajaksi.

Toimittajien kanssa on hyvä käydä markkina- ja teknisiä vuoropuheluja. Tarjouspyyntöluonnos kannattaa lähettää tarjoajille kommentoitavaksi sen varmistamiseksi, ettei vaatimuksia ole ylispeksattu.

Ole ennen kaikkea valmis tarkentamaan vaatimuksia ja antamaan selkeitä vastauksia. Ja muista, että sinulla on valta arvioida rohkeasti sitä, mitä haluat, kuten toimittajien tarjoamia referenssejä.

5. Nauti onnistuneesta lopputuloksesta

Onnistuneeseen lopputulokseen pääset, kun et yritä päästä helpolla. Kunnolla tehty taustatyö ja oikeasti rehti kilpailutus tuovat säästöjä ja monenlaista lisäarvoa.

Tulostusympäristö tulostimineen ja monitoimilaitteineen on jokaisen yrityksen perusinfraa. Sen on toimittava luotettavasti. Mutta olisiko mahdollista lisäksi hyötyä liiketaloudellisesti omalle yritykselle oikeanlaisten laitteiden ja palveluiden valinnasta? Voisivatko ne esimerkiksi auttaa kohdentamaan markkinointia, edistää omien ympäristötavoitteiden saavuttamista tai nostaa yrityksesi arvoa työntekijöiden silmissä etätyöntekomahdollisuuksin?

Ota yhteyttä, niin kerromme lisää!

Harri Salokangas
Toshiba Tec Nordic Ab

1) Päivi Kähönen: “Vinkkejä onnistuneeseen vaatimusmäärittelyyn”. Pasaati.com 21.12.2017.

Aiheet: , , , , , ,

KIINNOSTUITKO?

Jätä yhteystietosi, niin otamme yhteyttä. (* pakollinen kenttä)