20.11.2018

Näillä 7 keinolla säästät tulostuskuluissa jopa 30% – Osa I/II

Miten tämä säästölupaus on mahdollista? Toshiballa pyörii Sanoman medioissa (esim. www.is.fi ja www.taloussanomat.fi) kampanja, jossa kysytään ”Onko tulostaminen mielestäsi liian kallista?” Kampanja lupaa säästöjä tulostuskustannuksiin jopa 30%. Lue säästövinkit alta.

Tämä on blogin ensimmäinen osa. Osa II/II on julkaistu 29.11.2018 ja on luettavissa täältä.

No, ensimmäiseksi voisi kysyä, tiedätkö tulostusympäristönne nykyiset kustannukset? Säästöjähän ei voida laskea ennen kuin nykyiset kustannukset ovat tiedossa.

Muita huonosti hallitusta ja liian kalliista tulostusympäristöstä kertovia kysymyksiä voisivat olla seuraavat:
• Onko tulostaminen toimistossa yhtä kaaosta?
• Onko tulostimia liian vähän tai liian paljon suhteessa käyttäjämäärään?
• Tietääkö kukaan, kuinka paljon laitteilla tulostetaan?
• Kuka tietää, mihin laitteeseen mikäkin värikasetti sopii?
• Mistä uusia värikasetteja saa ja kuka ne tilaa?
• Mihin käytetyt värikasetit toimitetaan?
• Kenelle tulostinten huoltaminen kuuluu?
• Ja paljonkohan tähän kaikkeen säätämiseen loppupeleissä oikein meneekään aikaa ja rahaa?

Me Toshiballa voimme auttaa sinua ja ottaa tulostusympäristönne haltuun. Alla on listattuna ne seitsemän keinoa, joiden avulla voimme luvata ne jopa 30% kustannussäästöt tulostusympäristöönne.

1) Etkö usko? Katso mitä muut ovat tehneet
Voi olla vaikeaa uskoa, että tulostuskustannuksia voisi pienentää jopa 30%. Meillä Toshiballa on kuitenkin monta esimerkkiä erinomaisesti onnistuneista toteutuksista. 30% ei tietenkään ole mikään maksimi, kustannussäästöt voivat olla käytännössä satoja tuhansia euroja.

Lue esimerkiksi, miten asiakkaamme Metropolia on saavuttanut ”Satojen tuhansien eurojen säästöt turvatulostusratkaisulla”. Metropoliassa merkittävimmät säästöt on tuottanut se, että jokainen henkilöstöön kuuluva näkee omien tulosteidensa kustannukset reaaliaikaisesti. Tämä tietoisuus on lisännyt säästeliäisyyttä.

Lue lisäksi Koulutuskeskus SalpauksenUusi tulostuspalvelu takoo säästöjä” -tarina. Salpauksessa tulostusmäärät putosivat puoleen peräti reilussa vuodessa ja säästöjä on kertynyt vanhaan tulostuspalveluun verrattuna jo satoja tuhansia euroja – ympäristösäästöistä puhumattakaan.

Pystymme toimittamaan haluamanne kustannustehokkaan tulostuskokonaisuuden kaikkialle Suomeen ja ulkomaille.

2) Ota käyttöön turvatulostus
Tulostustöiden turvallinen vapautus Follow me -tulostuksella on yksinkertainen ja toimiva ratkaisu. Asiakirjoja ei tulosteta ennen kuin käyttäjä kävelee tulostimelle, kirjautuu sisään ja vapauttaa oman tulosteensa tietoturvallisesti.

Toukokuussa 2018 otettiin käyttöön koko joukko entistä tarkempia ja EU-yhtenäisempiä henkilötietojen suojauksen periaatteita. Yritysten ja organisaatioiden vastuu on laaja ja sanktiot asetuksen noudattamatta jättämisestä kovia. GDPR-asetusmuutos kattaa erityisesti organisaatioiden henkilötietoja käsittelevät prosessit ja käytännöt. Uudistus ei koske pelkästään IT-ratkaisuja. Myös tulostusratkaisujen on täytettävä uudet GDPR-vaatimukset.

Lue aiheesta aikaisempi blogi ”Noudata uutta GDPR-asetusta myös tulostuksessa!

Oikein toimiva turvatulostus on kaiken kustannussäästön suurin kivijalka. Kun turvatulostus on käytössä, se mahdollistaa tulostusympäristön optimoinnin.

3) Kartoita, dokumentoi ja optimoi
Laiteinvestoinneissa, tarvikkeissa ja tulostimiin liittyvissä palveluissa voi jo sinällään olla varaa säästää. Tulostamisen kokonaiskustannuksista jopa 60 % voi muodostua pelkistä piilokustannuksista. Tällaisia ovat hallinto ja ylläpito, energian kulutus, asiakirjojen käsittely sekä tukipalvelut.

Näiden piilokulujen arviointiin ei tarvitse liittyä mitään mystiikkaa. Toistaiseksi liian vähälle huomiolle jäänyt liiketoimintaprosessien osa-alue, asiakirjojen tuottaminen, on helposti ja kattavasti hallittavissa näiden kolmen vinkin avulla:

a) Kartoitus

Kartoitamme nykyisen laitekannan ja tulostusympäristön, analysoimme sen rakenteet ja menettelytavat. Lisäksi tutkimme nykyisten laitteiden kunnon. Haastattelemme lisäksi käyttäjät toimintatapojen ja tarpeiden selvittämiseksi.

b) Dokumentointi
Dokumentoimme kohdan a) tulokset. Dokumentointi sisältää tiedon laitteista kustannuksineen, niiden käyttömäärät ja -asteet, käyttäjien toiveet ja tarpeet, ja jopa laitesijoittelut pohjapiirustuksessa.

c) Kehityssuunnitelma
Optimaalinen toimenpidekokonaisuus tehdään nykytilan taloudellisen, teknisen ja työympäristön analyysien pohjalta, ts. kohtien a) ja b) perusteella. Kehityssuunnitelmassa ehdotetut toimenpiteet tähtäävät erityisesti kustannussäästöihin ja tehokkuuden kasvattamiseen.

Koko tulostusympäristöä ei välttämättä aina tarvitse vaihtaa kerralla, vaan osa vanhoista laitteista voidaan sisällyttää uuteen tulostuspalveluun. Tämä riippuu tietysti aina kustannuksista.

Kannattaa lisäksi lukea aikaisempi blogimme ”Kuusi vinkkiä tulostusympäristön optimointiin”.

Tämä oli blogin ensimmäinen osa. Osa II/II on julkaistu 29.11.2018 ja on luettavissa täältä.

Mikko Tanska
Toshiba Tec Nordic Ab
www.linkedin.com/in/mikko-tanska

Aiheet: , ,

KIINNOSTUITKO?

Jätä yhteystietosi, niin otamme yhteyttä. (* pakollinen kenttä)